Mission principale :

L’Office Manager est le pilier de l’organisation administrative du bureau. Il/elle veille au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise en assurant la coordination entre les services, la gestion des ressources internes, le support administratif, et le suivi logistique.

Responsabilités principales :

1. Gestion administrative et organisationnelle

Superviser les tâches administratives quotidiennes du bureau (accueil, courrier, fournitures, classement)

Mettre en place et suivre les procédures internes

Gérer les contrats de services généraux (fournitures, entretien, sécurité, téléphonie, etc.)

Assurer le suivi des budgets de fonctionnement et des dépenses courantes

2. Support à la direction

Préparer les réunions internes et rédiger les comptes-rendus

Organiser les agendas et déplacements professionnels

Assurer la coordination entre la direction et les différents départements

Participer à l’élaboration de rapports de suivi et tableaux de bord

3. Ressources humaines & gestion du personnel (si applicable)

Assister à la gestion administrative du personnel (absences, contrats, onboarding, etc.)

Gérer les relations avec les prestataires RH (cabinet de recrutement, sécurité sociale, CNSS, etc.)

Suivre la paie et les dossiers du personnel en lien avec la comptabilité ou RH

4. Communication interne & événementiel

Organiser les événements internes (séminaires, réunions, célébrations)

Assurer une bonne communication interne entre les équipes

Maintenir un bon climat de travail et veiller au bien-être des collaborateurs

Profil recherché :

Formation :

Bac+3 ou plus en administration, gestion, management ou équivalent

Expérience :

Minimum 2 à 3 ans dans une fonction similaire (secrétariat de direction, assistanat de gestion, administration, etc.)

Compétences techniques :

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Bonne connaissance des procédures administratives et de gestion de bureau

Connaissance des bases en comptabilité ou RH est un plus

Qualités personnelles :

Rigueur et sens de l’organisation

Polyvalence et autonomie

Discrétion, diplomatie et bonne présentation

Excellentes capacités de communication orale et écrite

Réactivité et capacité à prioriser les tâches

Langues :

Maîtrise du français (écrit et oral)

L’anglais est un atout (particulièrement dans un contexte international)